Le sigle SIRH revient partout dans les offres d’emploi, les projets de transformation et les formations RH. Mais lorsqu’il s’agit de préparer un cours ou un support de formation en PDF sur le sujet, on se retrouve vite à jongler entre jargon technique, schémas incomplets et captures d’écran de logiciels… pas toujours très pédagogiques.
Dans cet article, je vous propose deux choses :
- vous donner les bases incontournables pour comprendre et expliquer ce qu’est un SIRH ;
- vous fournir un modèle de support de formation prêt à adapter et à transformer en PDF pour vos cours, ateliers ou formations internes.
L’objectif : vous faire gagner du temps, tout en sécurisant vos contenus sur un sujet devenu central dans la fonction RH et paie.
Qu’est-ce qu’un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) ?
Le SIRH n’est pas juste un logiciel « magique » qui fait tout à la place des RH. C’est l’ensemble des outils, procédures et données qui permettent de gérer la vie du salarié dans l’entreprise, du recrutement à la sortie.
Concrètement, un SIRH, c’est :
- une base de données qui centralise les informations des salariés ;
- des modules (ou briques) pour couvrir différents processus RH : paie, temps, formation, recrutement, etc. ;
- des workflows qui automatisent certaines validations et échanges d’informations ;
- des tableaux de bord pour le pilotage RH et la direction.
On parle souvent de « SIRH » comme d’un seul outil, mais dans les faits, il peut s’agir :
- d’une plateforme unique intégrée ;
- d’un ensemble de logiciels interconnectés (par exemple : un outil de paie, un outil de gestion des talents, un logiciel de GTA).
Pour un cours ou un PDF pédagogique, l’important est d’expliquer cette idée de « système » plutôt que de se focaliser sur un éditeur ou une marque de logiciel.
Les principaux modules d’un SIRH à connaître
Pour structurer un support de formation, il est pratique de présenter le SIRH par grandes briques fonctionnelles. Voici les modules les plus courants, avec un angle pratique utilisable tel quel dans un cours.
1. La gestion administrative du personnel
- dossier salarié (état civil, coordonnées, rémunération, historique…) ;
- contrats de travail et avenants ;
- documents réglementaires (DPAE, attestations, etc.).
Intérêt pédagogique : c’est la base de tout. Si les données administratives sont mal saisies ici, c’est toute la chaîne (paie, déclarations, reporting) qui est impactée.
2. La paie et les déclarations sociales
- calcul des salaires, variables, avantages ;
- édition des bulletins ;
- DSN et obligations sociales.
Ce module est particulièrement sensible : il est au croisement du droit du travail, du droit de la sécurité sociale, de la fiscalité et des conventions collectives. Dans un support de formation, il est utile d’illustrer avec un exemple simple de variable de paie (prime, absence) et son impact dans le SIRH.
3. La gestion des temps et des activités (GTA)
- planning, horaires, temps de travail ;
- congés et absences ;
- heures supplémentaires, modulation, RTT.
C’est souvent la partie la plus visible pour les salariés via un portail : demande de congés, consultation du compteur, planning. Un bon cours SIRH doit insister sur la cohérence entre GTA et paie.
4. Le recrutement
- publication des offres ;
- gestion des candidatures ;
- suivi du processus (entretien, décision, proposition).
On parle ici d’ATS (Applicant Tracking System). Intéressant à présenter en montrant le lien entre le dossier candidat et le futur dossier salarié dans la base RH.
5. La formation
- recueil des besoins ;
- plan de développement des compétences ;
- gestion des sessions, inscriptions, évaluations.
Dans un support PDF, vous pouvez facilement intégrer un mini-cas pratique : « Élaborer le plan de formation à partir des entretiens annuels et des demandes des managers ».
6. La gestion des talents
- entretiens annuels et professionnels ;
- compétences et mobilités ;
- revues de performance et de potentiel.
Cette brique est idéale pour montrer comment le SIRH dépasse la simple « administration » pour devenir un outil de pilotage des ressources humaines.
Les enjeux d’un SIRH pour la fonction RH et la paie
Pour qu’un cours ne soit pas uniquement descriptif, il est essentiel de l’ancrer dans des enjeux concrets. Pourquoi investir dans un SIRH ? À quoi cela sert-il en pratique ?
Gagner du temps sur les tâches répétitives
La promesse la plus évidente : automatiser les ressaisies, les calculs, les éditions de documents. Par exemple :
- les bulletins sont générés automatiquement à partir des variables de paie et des données de base ;
- la DSN est produite à partir des données du mois, sans ressaisies multiples ;
- les attestations (de salaire, d’employeur) sont éditées en quelques clics.
Sécuriser les données et la conformité
En paie, la moindre erreur peut coûter cher, financièrement et socialement. Un SIRH bien paramétré permet :
- d’appliquer les bonnes règles de calcul et de conformité ;
- de tracer les modifications (qui a changé quoi, quand ?) ;
- de centraliser l’archivage des documents RH.
Donner de la visibilité aux acteurs
Managers, direction, RH, paie… tout le monde n’a pas les mêmes besoins, mais tous ont besoin d’informations fiables :
- tableaux de bord d’effectifs et de masse salariale ;
- indicateurs d’absentéisme, de turnover ;
- cartographie des compétences.
Dans un support de cours, ce volet peut être illustré par des captures anonymisées (ou des maquettes) de tableaux de bord.
Comment structurer un cours SIRH au format PDF ?
Passons maintenant à la partie pratique : comment organiser un support de formation SIRH clair, progressif et réutilisable pour différents publics (étudiants, équipes RH, managers) ?
Un bon support PDF de cours SIRH doit respecter trois principes :
- progressivité : partir des notions simples vers les plus complexes ;
- équilibre entre théorie et pratique : définitions + cas concrets ;
- lisibilité : titres clairs, encadrés, schémas.
Voici une structure type que vous pouvez reprendre :
- Partie 1 – Introduction au SIRH
- Définition et périmètre
- Historique et évolution des SIRH
- Panorama des solutions du marché
- Partie 2 – Architecture et données du SIRH
- Base de données RH
- Référentiels (postes, emplois, structures, temps)
- Qualité et fiabilité des données
- Partie 3 – Les grands modules fonctionnels
- Administration du personnel
- Paie et déclarations sociales
- Gestion des temps et des activités
- Recrutement
- Formation
- Gestion des talents
- Partie 4 – Un projet SIRH en pratique
- Étapes d’un projet (cadrage, choix de la solution, déploiement)
- Rôles des acteurs (DSI, RH, paie, managers, utilisateurs)
- Gestion de la conduite du changement
- Partie 5 – Études de cas et exercices
- Cas « mise en place d’un module de GTA »
- Cas « migration de logiciel de paie »
- Quiz de validation des acquis
Chaque partie peut faire l’objet de plusieurs diapositives (ou pages) dans votre PDF, avec une structure répétitive : un titre, quelques définitions clés, un schéma, un exemple pratique.
Les erreurs fréquentes à éviter dans un support SIRH
Lorsque l’on prépare un cours PDF sur le SIRH, on a vite fait de tomber dans certains pièges récurrents.
Se focaliser sur un seul logiciel
Il est tentant de baser tout le contenu sur l’outil utilisé dans votre entreprise. Le problème ? Le jour où l’outil change, le support devient obsolète. Mieux vaut s’appuyer sur des principes généraux, et illustrer par différents exemples.
Oublier la dimension paie et réglementaire
Beaucoup de supports SIRH se concentrent sur le recrutement ou les talents, en laissant la paie au second plan. Pourtant, dans la réalité opérationnelle, la paie reste le cœur sensible du SIRH. Un bon cours doit montrer les liens entre SIRH, paie et obligations légales (DSN, déclarations, contrôles).
Ne pas montrer les impacts métiers
Un système d’information sans cas d’usage concret ne parle à personne. Il est utile d’intégrer des scénarios, par exemple :
- « Un salarié change de temps de travail : quelles données sont modifiées dans le SIRH ? Quels impacts sur sa paie, son compteur de congés, ses droits ? »
- « L’entreprise ouvre un nouvel établissement : quelles créations dans le SIRH (établissement, affectations, paramètres paie) ? »
Modèle de support de formation SIRH prêt à adapter
Voici maintenant un modèle détaillé de support de formation que vous pouvez copier, adapter et mettre en forme dans PowerPoint, Google Slides ou directement dans un document PDF. Il est pensé pour un format de cours de type introduction au SIRH (2 à 4 heures).
Page de garde
- Titre : « Introduction au Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) »
- Sous-titre : « Les bases à maîtriser pour comprendre les enjeux RH et paie »
- Nom de l’intervenant, date, organisme
Diapositive 1 – Objectifs pédagogiques
- Comprendre ce qu’est un SIRH et son périmètre
- Identifier les principaux modules et leurs interactions
- Appréhender les enjeux RH, paie et réglementaires
- Découvrir les grandes étapes d’un projet SIRH
Diapositive 2 – Qu’est-ce qu’un SIRH ?
- Définition simple et schéma représentant un salarié au centre, entouré des différents modules (paie, temps, formation, etc.)
- Encadré : « SIRH = outils + données + processus + acteurs »
Diapositive 3 – Pourquoi les entreprises investissent dans un SIRH ?
- Automatisation des tâches répétitives
- Sécurisation des données et de la paie
- Pilotage RH (indicateurs, reporting)
- Expérience collaborateur (portail salarié, self-service)
Diapositive 4 – Zoom sur la base de données RH
- Quelles sont les données stockées ? (identité, contrat, rémunération, temps, formation…)
- Notion de référentiel unique
- Importance de la qualité des données : exemple d’erreur et conséquence sur la paie
Diapositive 5 – Le module Administration du personnel
- Dossier salarié, gestion des contrats, mouvements (entrée, mobilité, sortie)
- Exemple : étapes de l’intégration d’un nouveau salarié dans le SIRH
Diapositive 6 – Le module Paie
- Rappel : la paie, au croisement de plusieurs sources (contrat, temps, variables)
- Positionnement de la paie dans le SIRH (schéma flux amont/aval)
- Zoom sur la DSN : principe et place dans le système
Diapositive 7 – La gestion des temps et des activités
- Types de temps gérés : travail effectif, congés, absences, heures supplémentaires
- Processus typique : saisie, validation manager, intégration en paie
- Cas pratique possible : calcul d’un compteur de congés
Diapositive 8 – Recrutement et intégration dans le SIRH
- Présentation rapide de l’ATS
- Du candidat au salarié : transfert des données
- Intérêt : éviter les ressaisies et les incohérences
Diapositive 9 – Formation et compétences
- Processus : recueil des besoins, planification, suivi des actions
- Lien avec les entretiens annuels et professionnels
- Traçabilité des formations obligatoires
Diapositive 10 – Gestion des talents
- Entretiens d’évaluation, potentiel, plans de succession
- Exemple de grille d’entretien intégrée au SIRH
Diapositive 11 – Acteurs d’un projet SIRH
- DRH / Direction
- Responsables paie, responsables RH
- DSI, éditeur, intégrateur
- Managers et utilisateurs finaux
Diapositive 12 – Étapes d’un projet SIRH
- Cadrage et expression des besoins
- Choix de la solution (appel d’offres, démonstrations)
- Paramétrage et reprises de données
- Tests, formation, déploiement
- Accompagnement post-déploiement
Diapositive 13 – Exercice : cartographier un processus RH
- Consigne : choisir un processus (ex : demande de congés) et le décrire avec et sans SIRH
- Objectif : faire ressortir les gains (temps, fiabilité, traçabilité)
Diapositive 14 – Quiz de vérification des acquis
- QCM court (5 à 10 questions) sur les notions vues : définition, modules, enjeux, projet
- Exemples de questions :
- « Quel module est le plus lié à la DSN ? »
- « Pourquoi la qualité des données administratives est-elle critique ? »
Diapositive 15 – Ressources complémentaires
- Références de sites officiels (URSSAF, Net-entreprises, Ministère du Travail pour les aspects paie et déclarations)
- Livres ou articles recommandés sur le SIRH et la digitalisation RH
Ce modèle de support peut être enrichi avec vos propres captures d’écran, procédures internes (en les anonymisant) et retours d’expérience. Vous pouvez ensuite l’exporter en PDF pour vos étudiants, vos équipes RH ou vos managers.
Faire du SIRH un sujet accessible et concret
Le SIRH peut effrayer par son vocabulaire technique et sa dimension informatique. Pourtant, au quotidien, il sert avant tout à mieux gérer des réalités très concrètes : salaire, temps de travail, absences, carrières, obligations légales.
En structurant votre cours PDF autour :
- de processus métier (ce que vivent réellement les salariés, les managers, la paie) ;
- d’exemples simples et chiffrés ;
- et de schémas montrant les flux d’information,
vous en faites un outil pédagogique puissant, utile à la fois aux étudiants, aux professionnels RH et aux équipes paie en pleine transformation digitale.
Ce modèle de support de formation est une base : n’hésitez pas à l’adapter à votre contexte (taille d’entreprise, secteur, niveau des apprenants) et à y intégrer vos propres cas pratiques. C’est ainsi que le SIRH cessera d’être un « gros mot technique » pour devenir ce qu’il doit être : un véritable levier de fiabilisation de la paie et de professionnalisation de la fonction RH.